Uw ziekenhuis of kliniek biedt dagelijks hoogwaardige zorg aan honderden patiënten. Operaties, poliklinische behandelingen, diagnostiek, revalidatie: uw medisch team staat dag en nacht klaar. Maar achter de schermen groeit een probleem dat steeds meer druk legt op uw financiële afdeling: openstaande patiëntfacturen.
Het gaat om eigen bijdragen die niet worden voldaan, niet-vergoede behandelingen waarvoor de rekening openstaat, en eigen risico dat patiënten niet kunnen of willen betalen. Bij elkaar opgeteld praat u al snel over tienduizenden euro’s per jaar. Geld dat u nodig heeft voor personeel, apparatuur en de continuïteit van uw zorginstelling.
De schaal van het probleem
Waar een individuele zorgpraktijk te maken heeft met tientallen openstaande facturen, gaat het bij ziekenhuizen en klinieken om honderden of zelfs duizenden posten per jaar. De debiteurenadministratie is een afdeling op zich, en toch blijven facturen liggen. Uw medewerkers op de financiële afdeling versturen herinneringen, bellen na en registreren betalingsregelingen, maar het volume is simpelweg te groot om alles effectief af te handelen.
Bovendien is de samenstelling van openstaande facturen complex. Het gaat om uiteenlopende bedragen, van een poliklinisch consult van € 50 tot een operatie met een eigen bijdrage van € 2.000 of meer. Elke factuur heeft een eigen geschiedenis, een eigen verzekeringscontext en een eigen reden waarom de betaling uitblijft.
Waarom patiënten van ziekenhuizen niet betalen
De redenen zijn divers en vaak een combinatie van factoren. Patiënten begrijpen niet altijd hoe hun zorgverzekering werkt en worden verrast door het eigen risico of de eigen bijdrage. Anderen hebben financiële problemen en kunnen de rekening simpelweg niet in één keer voldoen. En dan is er de groep die de ziekenhuisfactuur bewust laat liggen, in de veronderstelling dat er bij een groot ziekenhuis toch geen actie op volgt.
Daarnaast speelt de onpersoonlijke relatie een rol. Waar een huisarts of tandarts zijn patiënt bij naam kent, is de relatie met een ziekenhuis anoniemer. Dat maakt het voor patiënten makkelijker om een factuur te negeren. Er is geen persoonlijk contact dat hen aanspreekt, geen gezicht achter de rekening.
De impact op uw instelling
Openstaande patiëntfacturen raken direct aan de financiële gezondheid van uw instelling. Ze verstoren uw cashflow, verhogen de administratieve werkdruk en leiden tot afschrijvingen die uw resultaat drukken. Bovendien kost het intern afhandelen van incassodossiers tijd en expertise die uw financiële afdeling aan andere taken zou kunnen besteden.
Voor veel ziekenhuizen en klinieken geldt bovendien dat het intern incassoproces niet consequent genoeg wordt uitgevoerd. Medewerkers wisselen, procedures worden niet overal op dezelfde manier gevolgd en dossiers raken achterstallig. Het resultaat: facturen die na een paar herinneringen als oninbaar worden afgeboekt.
MediCollect: schaalbare incasso voor zorginstellingen
MediCollect begrijpt de complexiteit van een ziekenhuis- of kliniekomgeving. Wij zijn ingericht om grote volumes openstaande facturen gestructureerd en efficiënt af te handelen, zonder dat dit ten koste gaat van de patiëntrelatie.
Onze aanpak voor zorginstellingen omvat:
- Batchgewijze aanlevering van openstaande posten, zodat uw administratie minimaal wordt belast
- Geautomatiseerde koppeling met uw facturatiesysteem indien gewenst
- Correcte, respectvolle communicatie richting patiënten, passend bij de reputatie van uw instelling
- Kennis van verzekeringsstructuren, eigen risico en vergoedingsregelingen
- Schaalbare capaciteit: van tientallen tot duizenden dossiers per maand
Van minnelijk tot juridisch
Ons traject begint altijd minnelijk. Wij benaderen de patiënt met een heldere, vriendelijke betalingsherinnering en zoeken actief naar een oplossing. In veel gevallen volstaat dit. Patiënten die worden benaderd door een gespecialiseerde externe partij nemen de betalingsverplichting serieuzer dan wanneer het ziekenhuis zelf een herinnering stuurt.
Komt het niet tot betaling? Dan bespreken wij met u de opties voor juridische escalatie. Als onderdeel van Havenstad Gerechtsdeurwaarders beschikken wij over de volledige juridische slagkracht om een vordering gerechtelijk af te dwingen.
Eén aanspreekpunt voor uw instelling
Ondanks de schaal van onze dienstverlening werken wij met een vast contactpersoon voor uw instelling. Deze kent uw dossiers, begrijpt uw processen en is uw directe lijn naar ons team. U ontvangt periodieke rapportages over de voortgang, slagingspercentages en financiële resultaten, zodat u altijd volledig zicht heeft op de stand van zaken.
Heeft uw ziekenhuis of kliniek te maken met een groeiende stroom onbetaalde patiëntfacturen? Neem contact op met MediCollect voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Wilt u uw openstaande facturen uit handen geven? Neem contact op en ontdek hoe MediCollect uw praktijk kan ontzorgen.
Veelgestelde vragen
Staat uw vraag er niet bij? Neem gerust contact ons op!
Wij benaderen elke patiënt met respect en empathie. Bij patiënten in een aantoonbaar kwetsbare situatie zoeken wij samen naar een passende oplossing, bijvoorbeeld een betalingsregeling op maat of doorverwijzing naar schuldhulpverlening. Wij overleggen in uitzonderlijke gevallen altijd met u.
U ontvangt periodieke overzichtsrapportages met daarin de status per dossier, de totale incasso-opbrengst, het slagingspercentage en eventuele bijzonderheden. De frequentie en het format stemmen wij af op uw wensen, van maandelijks tot wekelijks.
In veel gevallen wel. Wij hebben ervaring met veelgebruikte zorginformatiesystemen en kunnen in overleg een geautomatiseerde koppeling realiseren, zodat openstaande posten automatisch worden overgedragen zodra ze een bepaalde termijn overschrijden.
Ja. Wij zijn ingericht op batchgewijze aanlevering en kunnen grote volumes efficiënt verwerken. Wij stemmen het aanleverformat af op uw systeem, zodat het voor uw financiële afdeling zo min mogelijk werk oplevert.
Dit komt regelmatig voor. Wij controleren de factuurbasis en communiceren helder richting de patiënt dat hij of zij zelf verantwoordelijk is voor betaling, ongeacht de afhandeling door de verzekeraar. Waar nodig ondersteunen wij bij het verduidelijken van de polisvoorwaarden.