Orthodontische behandelingen zijn intensief, langdurig en kostbaar. Een beugel plaatsen, aligners aanmeten, retainers op maat maken; het is vakwerk dat maanden of zelfs jaren in beslag neemt. En de facturen die daarbij horen, zijn navenant: bedragen van € 2.000 tot € 6.000 zijn geen uitzondering.
Om die kosten behapbaar te houden, biedt u uw patiënten vaak een betalingsregeling aan. En in de meeste gevallen werkt dat uitstekend. Maar wat als de betalingen stilvallen? De behandeling is al gestart, of zelfs afgerond, en de patiënt betaalt niet meer. U kunt de beugel niet “terugnemen”. En het bedrag dat openstaat, is te groot om af te schrijven.
Waarom juist orthodontisten kwetsbaar zijn
De orthodontiepraktijk is bijzonder kwetsbaar voor betalingsproblemen, en dat heeft alles te maken met de aard van de behandeling:
- Hoge factuurbedragen: orthodontie is duur, en het risico per onbetaalde factuur is groot
- Vooraf gespreid betalen: u levert de zorg voordat de volledige betaling binnen is
- Beperkte vergoeding: veel orthodontische behandelingen bij volwassenen worden niet of slechts gedeeltelijk vergoed
- Langdurige trajecten: een behandeling duurt 12 tot 36 maanden, en in die tijd kan de financiële situatie van de patiënt veranderen
- Jongere doelgroep: bij minderjarigen zijn de ouders betalingsplichtig, wat een extra communicatielaag toevoegt
Dilemma van de lopende behandeling
Wat maakt orthodontie extra complex? De behandeling is vaak nog bezig als de betalingsproblemen beginnen. U kunt niet zomaar stoppen – dat zou schade kunnen toebrengen aan het gebit van de patiënt. Tegelijkertijd levert u elke maand zorg waarvoor u niet betaald wordt.
Dit creert een lastige situatie. U wilt professioneel en ethisch handelen, maar u wilt ook dat uw factuur wordt voldaan. En het gesprek over geld voeren tijdens een controleafspraak is ongemakkelijk – zeker als de patiënt een kind is en u met de ouders moet onderhandelen.
MediCollect: specialist in orthodontie-incasso
MediCollect begrijpt de specifieke dynamiek van de orthodontiepraktijk. Wij weten dat u te maken heeft met hoge bedragen, lopende behandelingen en betalingsregelingen die stilvallen. Onze aanpak is daarop afgestemd:
Onze aanpak voor Orthodontisten:
- Ervaring met het heractiveren van stilgevallen betalingsregelingen
- Correcte communicatie richting ouders en volwassen patiënten
- Kennis van de vergoedingsstructuur bij orthodontie, inclusief aanvullende verzekeringen
- Mogelijkheid om de betalingsregeling aan te passen aan de financiële situatie van de debiteur
- Juridische escalatie wanneer het minnelijke traject niet volstaat
Voorkom grotere problemen
Hoe langer u wacht met het overdragen van een onbetaalde factuur, hoe lastiger het wordt om het bedrag te incasseren. De betalingsachterstand loopt op, de patiënt raakt gewend aan het niet-betalen, en de kans op een succesvolle incasso neemt af. Ons advies: schakel MediCollect in zodra een betalingsregeling twee termijnen achterloopt.
Wij benaderen de debiteur dan snel en professioneel, zodat de situatie niet verder escaleert. In veel gevallen kunnen wij de betalingsregeling heractiveren en alsnog tot een oplossing komen.
Bescherm uw praktijkomzet
Bij de bedragen die in de orthodontie spelen, heeft één onbetaalde factuur al een merkbare impact op uw omzet. Drie of vier wanbetalers per jaar en u loopt al gauw € 10.000 of meer mis. MediCollect zorgt ervoor dat dit geld terugkomt, zodat u kunt blijven investeren in uw praktijk, uw team en de kwaliteit van uw behandelingen.
Heeft u te maken met stilgevallen betalingsregelingen? Neem vandaag nog contact op met MediCollect.
Veelgestelde vragen
Staat uw vraag er niet bij? Neem gerust contact ons op!
Bij minderjarigen richten wij onze communicatie aan de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans de ouders. Onze toon is altijd correct en respectvol. Wij benadrukken de betalingsverplichting zonder de relatie met uw praktijk te beschadigen.
Ja. Wij richten ons op de openstaande betalingstermijnen, niet op het stopzetten van de behandeling. De klinische beslissing om een behandeling voort te zetten of te pauzeren blijft altijd bij u. Wij handelen uitsluitend de financiële kant af.
Ja, dat is één van onze specialiteiten. In veel gevallen is de debiteur niet onwillig maar ongeorganiseerd. Een professionele benadering door een externe partij kan de betalingsregeling weer op gang brengen, eventueel met aangepaste termijnen.
Als het minnelijke traject geen resultaat oplevert, bespreken wij met u de opties voor juridische stappen. Als onderdeel van Havenstad Gerechtsdeurwaarders beschikken wij over de bevoegdheid om een gerechtelijke procedure te starten en, indien nodig, beslag te leggen.
Dit horen wij regelmatig. Wij controleren samen met u welk deel van de behandeling vergoed zou moeten zijn en benaderen de debiteur met de juiste informatie. De patiënt of ouder blijft zelf verantwoordelijk voor betaling, ongeacht de verzekeringsafhandeling.