Onbetaalde facturen zijn een van de grootste ergernissen voor zorgverleners. Ze kosten u geld, tijd en energie en ze zijn deels te voorkomen. In dit artikel geven wij vijf concrete maatregelen die u vandaag nog kunt doorvoeren om het aantal wanbetalers in uw praktijk te verminderen.
1. Communiceer kosten vooraf
Veel betalingsproblemen ontstaan doordat de patiënt niet wist wat de behandeling zou kosten. Of beter: de patiënt dacht dat de verzekering alles zou dekken. Voorkom verrassingen door vooraf duidelijk te communiceren wat de verwachte eigen bijdrage is. Dit kan mondeling, maar leg het ook schriftelijk vast – bijvoorbeeld in een behandelovereenkomst of een prijsindicatie per e-mail.
2. Factureer direct na de behandeling
Hoe langer u wacht met factureren, hoe kleiner de kans op tijdige betaling. Een factuur die twee weken na de behandeling arriveert, voelt minder urgent dan een factuur die de patiënt dezelfde dag ontvangt. Automatiseer uw facturatieproces waar mogelijk, zodat facturen direct na de behandeling worden verstuurd. Veel praktijkbeheersoftware biedt deze functionaliteit.
3. Bied meerdere betaalmogelijkheden
Niet elke patiënt betaalt via dezelfde weg. Door meerdere betaalopties aan te bieden, WERO, PIN aan de balie, een QR-code op de factuur, automatische incasso, verlaagt u de drempel om te betalen. Hoe makkelijker u het maakt, hoe sneller het geld binnen is.
4. Stel waterdichte algemene voorwaarden op
Uw algemene voorwaarden zijn de juridische basis voor het innen van onbetaalde facturen. Zorg dat ze actueel, helder en compleet zijn. Vermeld in ieder geval uw betalingstermijn, no-show beleid, incassokosten bij wanbetaling en de toepasselijkheid van de Wet Incassokosten (WIK). Laat uw voorwaarden bij voorkeur opstellen of toetsen door een jurist.
5. Volg een strak herinneringsproces
Wacht niet te lang met het sturen van herinneringen. Een effectief schema kan er als volgt uitzien: na 14 dagen de eerste herinnering, na 28 dagen de tweede herinnering met vermelding van incassokosten, en na 42 dagen overdracht aan een incassobureau. Door dit schema consequent te volgen, laat u zien dat u betalingsverplichtingen serieus neemt.
Toch een wanbetaler?
Ondanks alle preventieve maatregelen zult u af en toe te maken krijgen met een patiënt die niet betaalt. In dat geval is het verstandig om de factuur tijdig over te dragen aan een gespecialiseerd incassobureau. MediCollect is specifiek ingericht voor de medische sector en neemt het volledige proces van u over – professioneel, respectvol en resultaatgericht. Wilt u meer weten over hoe MediCollect u kan helpen? Neem vrijblijvend contact op.