Incasso voor psychologie

Bij minderjarigen richten wij onze communicatie aan de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans de ouders. Onze toon is altijd correct en respectvol. Wij benadrukken de betalingsverplichting zonder de relatie met uw praktijk te beschadigen.

Onverzekerde patiënten vormen een specifieke categorie. U heeft als huisarts een zorgplicht, maar dat betekent niet dat u de kosten moet dragen. Wij hebben ervaring met het incasseren van facturen bij onverzekerden en kennen de bijbehorende wet- en regelgeving.

Wij zijn ons zeer bewust van de kwetsbare positie van sommige GGZ-cliënten. Onze communicatie is daarop aangepast: zakelijk maar empathisch, helder maar nooit intimiderend. In uitzonderlijke gevallen overleggen wij met u over de beste benadering voor een specifieke cliënt.

Wij benaderen elke patiënt met respect en empathie. Bij patiënten in een aantoonbaar kwetsbare situatie zoeken wij samen naar een passende oplossing, bijvoorbeeld een betalingsregeling op maat of doorverwijzing naar schuldhulpverlening. Wij overleggen in uitzonderlijke gevallen altijd met u.

Wij verwerken alle persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het incassodoel en worden niet gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het juridische traject.

Het minnelijke traject duurt doorgaans vier tot zes weken. Lukt het niet om er minnelijk uit te komen, dan bespreken wij de opties voor een juridisch traject. De doorlooptijd daarvan is afhankelijk van de specifieke situatie.

U ontvangt periodieke overzichtsrapportages met daarin de status per dossier, de totale incasso-opbrengst, het slagingspercentage en eventuele bijzonderheden. De frequentie en het format stemmen wij af op uw wensen, van maandelijks tot wekelijks.

Binnen één werkdag na ontvangst van uw dossier starten wij het traject op. Hoe sneller u een factuur aanlevert, hoe groter de kans op een succesvol resultaat.

In het minnelijke traject zien wij doorgaans binnen vier tot zes weken resultaat. Bij kleinere bedragen verloopt het vaak sneller. Wij houden u via uw vaste contactpersoon op de hoogte van elke stap in het proces.

Wij werken met een transparant tarievenmodel dat afhangt van het type en de omvang van de vordering. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende offerte. U weet dan vooraf precies waar u aan toe bent. Er zijn geen opstartkosten of verborgen toeslagen.

In veel gevallen wel. Wij hebben ervaring met veelgebruikte zorginformatiesystemen en kunnen in overleg een geautomatiseerde koppeling realiseren, zodat openstaande posten automatisch worden overgedragen zodra ze een bepaalde termijn overschrijden.

Ja. Voor het innen van een openstaande vordering mag u de noodzakelijke persoonsgegevens delen met een incassopartij. Dit valt onder de AVG-grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. Wij verwerken alle gegevens conform de privacywetgeving en hebben een verwerkersovereenkomst beschikbaar.

Ja. MediCollect is een handelsnaam van Havenstad Gerechtsdeurwaarders, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74583840. Als gerechtsdeurwaarderskantoor zijn wij gebonden aan strenge beroeps- en gedragsregels.

Ja. Wij treffen regelmatig betalingsregelingen met debiteuren. Deze worden altijd in overleg met u vastgesteld, zodat u de controle behoudt. Wij monitoren de naleving en schakelen op als afspraken niet worden nagekomen.

Ja. Wij richten ons op de openstaande betalingstermijnen, niet op het stopzetten van de behandeling. De klinische beslissing om een behandeling voort te zetten of te pauzeren blijft altijd bij u. Wij handelen uitsluitend de financiële kant af.

Ja. Wij bieden volledig debiteurenbeheer aan, waarbij wij het gehele facturatie- en incassoproces overnemen. Dit is met name interessant voor praktijken met een hoog volume aan openstaande posten. Neem contact op voor een maatwerkofferte.

Ja. Facturen voor relatietherapie, coaching, burn-out begeleiding en andere niet-vergoede behandelingen kunt u bij ons aanmelden. De aanpak is vergelijkbaar, maar wij houden rekening met het feit dat de cliënt de volledige kosten zelf draagt.

Ja, mits u een helder no-show beleid hanteert dat uw patiënten vooraf kennen en waarmee zij akkoord zijn gegaan. Wij adviseren u graag over het opstellen van waterdichte algemene voorwaarden die juridisch stand houden.

Ja, zolang de factuur niet is verjaard. De verjaringstermijn voor facturen aan consumenten bedraagt in de regel twee jaar na de oorspronkelijke vervaldatum. Wij adviseren u om facturen zo snel mogelijk aan te leveren – hoe sneller, hoe beter.

Ja, zolang de factuur niet is verjaard. De verjaringstermijn voor facturen aan consumenten bedraagt in de regel twee jaar na de oorspronkelijke vervaldatum. Wij adviseren u om facturen zo snel mogelijk aan te leveren, hoe sneller wij starten, hoe groter de kans op succes.

Ja. Wij zien regelmatig dat fysiotherapeuten geen of onvolledige algemene voorwaarden hanteren, waardoor het lastiger wordt om onbetaalde facturen te innen. Wij adviseren u graag over de essentiële bepalingen die uw voorwaarden moeten bevatten.

Onze aanpak is er juist op gericht om uw patiëntrelatie te beschermen. Wij communiceren correct, respectvol en professioneel. In veel gevallen waarderen patiënten het dat het proces helder en zakelijk verloopt via een externe partij.

Ja, dat is één van onze specialiteiten. In veel gevallen is de debiteur niet onwillig maar ongeorganiseerd. Een professionele benadering door een externe partij kan de betalingsregeling weer op gang brengen, eventueel met aangepaste termijnen.

Ja. Wij zijn ingericht op batchgewijze aanlevering en kunnen grote volumes efficiënt verwerken. Wij stemmen het aanleverformat af op uw systeem, zodat het voor uw financiële afdeling zo min mogelijk werk oplevert.

Ja, voor het innen van een openstaande vordering mag u de noodzakelijke NAW-gegevens en factuurinformatie delen. Dit valt onder de AVG-grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. U deelt uiteraard géén behandelinhoudelijke informatie. Wij hebben een verwerkersovereenkomst beschikbaar.

Ja. Voor het innen van een openstaande vordering mag u de noodzakelijke NAW-gegevens en factuurinformatie delen. Dit valt onder de AVG-grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. U deelt uiteraard géén behandelinhoudelijke of medische informatie. Wij hebben een verwerkersovereenkomst beschikbaar.

In het minnelijke traject communiceren wij namens MediCollect, niet als deurwaarder. De toon is professioneel en vriendelijk. Pas als juridische stappen noodzakelijk zijn, wordt de rol van Havenstad Gerechtsdeurwaarders zichtbaar. Dit bespreken wij altijd vooraf met u.

Er is geen minimumbedrag. Ook kleinere facturen van € 30 of € 50 kunt u bij ons aanmelden. Wij adviseren u wel over de verhouding tussen kosten en het te verwachten resultaat, zodat u altijd een geïnformeerde keuze maakt.

De medische sector vraagt om een specifieke aanpak. Uw patiënten zijn anders dan de klanten van een webshop. Wij begrijpen de gevoeligheden, kennen de vergoedingsstructuren en communiceren op een manier die past bij uw praktijk. Dat levert betere resultaten op dan een generieke incassodienst.

Wij toetsen of uw no-show beleid correct is gecommuniceerd en of de cliënt hiermee heeft ingestemd, bijvoorbeeld via uw behandelovereenkomst of algemene voorwaarden. Is dat het geval, dan staat u juridisch sterk en kunnen wij de factuur effectief incasseren.

Dan bespreken wij met u de opties voor juridische stappen. Als gerechtsdeurwaarderskantoor beschikken wij over de bevoegdheid om een dagvaarding uit te brengen, een vonnis te verkrijgen en zo nodig beslag te leggen. Dit doen wij altijd in overleg met u.

Als het minnelijke traject geen resultaat oplevert, bespreken wij met u de opties voor juridische stappen. Als onderdeel van Havenstad Gerechtsdeurwaarders beschikken wij over de bevoegdheid om een gerechtelijke procedure te starten en, indien nodig, beslag te leggen.

Dit horen wij regelmatig. Wij controleren samen met u welk deel van de behandeling vergoed zou moeten zijn en benaderen de debiteur met de juiste informatie. De patiënt of ouder blijft zelf verantwoordelijk voor betaling, ongeacht de verzekeringsafhandeling.

Dit is een veelgehoord argument. In werkelijkheid is de patiënt zelf verantwoordelijk voor betaling, ook als de vergoeding door de verzekeraar vertraagd is. Wij communiceren dit helder richting de debiteur en verwijzen indien nodig naar de polisvoorwaarden.

Dit komt regelmatig voor. Wij controleren de factuurbasis en communiceren helder richting de patiënt dat hij of zij zelf verantwoordelijk is voor betaling, ongeacht de afhandeling door de verzekeraar. Waar nodig ondersteunen wij bij het verduidelijken van de polisvoorwaarden.

Wij nemen klachten serieus en hebben een interne klachtenprocedure. Daarnaast is Havenstad Gerechtsdeurwaarders aangesloten bij de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG), waar externe klachten kunnen worden ingediend.

Onze communicatie is altijd correct en toetsbaar. Mocht een patiënt contact met u opnemen, dan kunt u verwijzen naar MediCollect. Wij handelen de klacht professioneel af en houden u op de hoogte.

Wij treffen regelmatig betalingsregelingen met debiteuren. Deze worden altijd in overleg met u vastgesteld, zodat u de controle behoudt. Wij monitoren de naleving van de regeling en schakelen op als afspraken niet worden nagekomen.

MediCollect is een incassodienst die zich uitsluitend richt op de medische sector. Wij helpen zorgverleners – van tandartsen tot psychologen – bij het innen van openstaande facturen. MediCollect is een handelsnaam van Havenstad Gerechtsdeurwaarders in Amsterdam.

Onze tarieven zijn afhankelijk van het type en de omvang van de vordering. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende offerte. Wij zijn transparant over onze kosten en u weet vooraf precies waar u aan toe bent.

Wij werken met een transparant tarievenmodel. De exacte kosten zijn afhankelijk van het type en de omvang van de vordering. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende offerte. Er zijn geen opstartkosten of verborgen toeslagen.

U kunt alle onbetaalde facturen aanleveren: eigen bijdragen, onverzekerde behandelingen zoals cosmetische tandheelkunde, techniekkosten voor kronen en bruggen, en no-show facturen. Wij beoordelen per dossier de beste aanpak en adviseren u als een factuur naar verwachting lastig te innen is.

De incassokosten komen in principe voor rekening van de debiteur. Op basis van de Wet Incassokosten (WIK) mogen deze kosten aan de debiteur worden doorberekend, mits aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Wij adviseren u hier graag over.

Dit hangt af van het gekozen tarievenmodel. Wij bespreken vooraf alle scenario’s met u, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Transparantie is een van onze kernwaarden.